In dit blog wil ik het met je hebben over de scheiding tussen structurele werkzaamheden, operationele werkzaamheden en in welk vlak jij je als ondernemer of manager zou moeten begeven.
De werkzaamheden die in jouw organisatie moeten gebeuren kun je dus opdelen in twee soorten taken: structurele taken en operationele taken.
Operationele taken
Om met de laatste categorie te beginnen: de operationele taken. Dit zijn de dagelijkse taken in jouw organisatie. Noem het de core-business. Heb je een, om maar een geheel willekeurig voorbeeld te noemen :), een ICT bedrijf, dan gebeuren daar dagelijks heel veel taken. De medewerkers op de helpdesk staan klaar om de klanten te ondersteunen, er moeten offertes gemaakt worden, projecten worden gepland, besproken en uitgevoerd, zo nu en dan moet er ook eens een factuur verstuurd worden, de belastingdienst moet ook tevredengesteld worden, je moet elke maand salarissen overmaken, achter geld aan bij slechter betalende klanten en ga zo maar door. Zoals ik net al zei is dit de core-business. Dit zijn de taken die het bestaansrecht van je organisatie vormen en zorgen dat je, als je het goed doet, geld ermee verdient. Dit is een immer voortdurend proces, deze werkzaamheden komen elke dag weer terug.
Structurele taken
Daarnaast hebben we de taken die ik structurele taken noem. Dit zijn taken die ervoor zorgen dat je organisatie structureel sterker wordt. Afhankelijk van je ambities heb je bepaalde doelen met je organisatie. Je wilt bijvoorbeeld dit jaar 10 of 20% groeien, je wilt je marketing beter neerzetten, je wilt nieuwe diensten en oplossingen lanceren, je wilt je interne bedrijfsprocessen optimaliseren of je wilt op andere gebieden professionaliseren. Al dit soort zaken (taken) noem ik structurele taken. Het zijn werkzaamheden die jouw bedrijf structureel sterker maken. Je stopt er één (of een paar) keer tijd in en je hebt er elke dag plezier van.
Wat zie je in de praktijk
Mijn visie is dat ondernemers en managers in de praktijk veel te veel in gebied 1 (de operationele taken) acteren en veel te weinig in gebied 2 (de structurele taken).
Je ziet dit met name binnen MKB bedrijven. De eigenaar is meestal ook de oprichter van het bedrijf. Hij of zij is ooit vanuit passie en expertise gestart met zijn bedrijf. In de beginfase was hij of zij de spil in het geheel. Naast al het geregel wat bij ondernemen komt kijken verliepen de operationele taken ook vooral via (of door) hem of haar. Dat is ook volkomen begrijpelijk en ook zeer herkenbaar, zo ben ikzelf 10 jaar geleden ook gestart samen met Arnout. Ik was eigenaar en deed met Arnout ‘alles’. Naast alle bijkomende randzaken was ik ook degene die technische klussen uitvoerde, een stukje helpdesk deed, tegelijkertijd samen met Arnout offertes maakte plus alle andere zaken die ten tonele kwamen. In de beginfase heb je ook geen andere keus, dan is het vooral keihard werken en vaak belachelijk lange werkweken maken om alles klaar te krijgen en iedereen tevreden te houden.
Groei en keuzes maken
Maar naarmate je groeit met je bedrijf wordt het op een gegeven moment wel tijd om daar duidelijke keuzes in te maken. Het nadeel als je als ondernemer teveel in operationele taken blijft zitten is dat je te weinig tijd overhoudt voor structurele taken en een bijkomend nadeel is dat je het overzicht verliest. Een goede helicopterview heb je alleen als je juist niet middenin de operatie zit.
Op een bepaald moment zul je dus keuzes moeten maken. Waar wil ik naartoe met mijn organisatie? Wil ik klein blijven en vind ik het prima om zelf elke dag mee te draaien? Of wil ik groeien en professionaliseren? In dat laatste geval zul je, er vanuit gaande dat je zelf de leiding wilt blijven houden, keuzes moeten maken om ruimte vrij te maken. Ruimte vrijmaken in je agenda maar vooral in je hoofd. De vooruitgang met je organisatie behaal je in fase 2 (met structurele stappen), niet in fase 1. Als je nog 50% van je tijd kwijt bent met operationele taken, dan heb je slechts 50% van je tijd over om na te denken hoe je je bedrijf sterker kunt maken. Als je echter je taken perfect weggeautomatiseerd of uitbesteed hebt, dan heb je juist veel tijd en ruimte vrij om je vol te storten op de structurele verbetering.
Acteren in het verkeerde gebied
Als ondernemer ben je natuurlijk erg belangrijk in je organisatie. Maar, met het gevaar hiermee bepaalde mensen tegen het hoofd te stoten, zijn veel ondernemers ook vaak zelf, zonder dat ze het doorhebben, de beperkende factor in hun eigen bedrijf. Zonder dat ze het doorhebben belemmeren ze soms juist de groei, ondanks hun tomeloze inzet. Puur omdat het niet efficiënt is wat ze doen. Ze acteren op het verkeerde gebied.
Ons bedrijf Freez.it bestaat dit jaar 10 jaar. In 2006 ben ik samen met Arnout gestart en inmiddels werken we in een team met 15 professionals. Met name in de afgelopen 2 jaar is het snel gegaan. In die periode zijn we qua omvang verdubbeld. Die ontwikkeling is mede ingezet, en daar ben ik 100% van overtuigd, doordat Arnout en ik het bedrijf meer los hebben gelaten. Wij acteren op een ander level (wederom, minder operationeel en meer structureel), hebben goede processen gevormd en hebben de beschikking over een topteam qua medewerkers. Maar geef hen dan ook de vrijheid en ruimte om zelf te acteren. In plaats van me teveel te bemoeien met dagelijkse operationele zaken vertrouw ik tegenwoordig veel meer op hun deskundige oordeel. En in heel veel gevallen is hun oordeel ook nog eens veel beter dan het mijne, als het aankomt op inhoudelijke zaken. Da’s ook logisch: het is hun professie, zij zijn er 40 uur per week mee bezig dus wie ben ik om me te bemoeien met hun technische keuzes? Da’s precies de reden dat ik zelf geen serverproject meer uitvoer, geen VoIP toestellen plaats of me bemoei met de planning van de medewerkers. Omdat we een team hebben van mensen die daar veel beter in zijn dan Wouter Jorritsma of Arnout Visser. Wij zijn weer in andere dingen goed en waardevol.
Het is dus inefficiënt als ik me bezig ga houden met dagelijkse zaken. Dat kost me kostbare tijd die ik veel beter in structurele zaken kan steken. Het is veel effectiever en efficiënter als ik me niet bemoei met de dagelijkse planning maar dat ik me wel inzet in het optimaliseren van het planproces zelf. Dat eerste, het plannen, is een operationeel proces, dat tweede, het planproces, is echter structureel. Als ik iets bedenk waarmee de dagelijkse planning vanaf dat moment elke dag iets gemakkelijker wordt en daarmee voor mijn collega van de planning elke dag voor wat tijdwinst zorg, dan is dat structurele winst die elke dag terugkomt.
En dit alles is dus precies de reden dat ik zoveel mogelijk van mijn operationele taken aan het weg automatiseren of uitbesteden ben. Hoe minder tijd ik kwijt ben met dagelijkse herhalende taken, hoe meer tijd ik over heb om deze organisatie te versterken. Anders gezegd: ik probeer continue in te schatten waar ik mijn tijd het meest waardevol kan inzetten. Van het maken van een offerte wordt Freez.it niet structureel sterker, van een manier bedenken om dit proces van het maken van een offerte te verbeteren wordt Freez.it wel structureel sterker. Ik maak dus niet veel offertes meer, ik heb collega’s die daar veel beter in zijn en dat als kerntaak hebben. Ik vind het waardevoller (en ook nog eens leuker en uitdagender) om te kijken hoe we het proces zelf kunnen verbeteren.
De realiteit
Mooi verhaal maar zit ik zelf op een verdeling van 0% operationele taken en 100% structurele taken? Nee, dat (nog) niet. Maar ik durf wel te stellen dat de verdeling nu ongeveer 20% operationele taken en 80% structurele taken is. Enkele jaren geleden was dit precies andersom. Door deze bewuste keuze te maken krijg je ruimte in je agenda en in je hoofd en ga je echt stappen zetten, daar ben ik van overtuigd. En als je het goed doet levert het je ook nog eens meer vrije tijd en vrijheid op want zeg nou zelf: veel ondernemers zijn eigenlijk gewoon gevangene van hun eigen bedrijf geworden. Als zij er niet zijn, dan stokken belangrijke zaken en lopen er dingen in de soep. Resultaat daarvan is dus dat ze praktisch gezien altijd aan het werk zijn. Eigenlijk zijn ze in sommige gevallen amper nog ondernemer. Ze zijn feitelijk werknemer geworden van hun eigen bedrijf. Dat is in mijn ogen een fundamentele fout. Dagelijkse processen moeten altijd door kunnen lopen, ook zonder jouw input als manager of ondernemer. Probeer jezelf op operationeel gebied dus onbelangrijk te maken. Dat wil niet zeggen dat je je nooit meer moet bemoeien met operationele zaken? Nee, zeker niet. Het is vaak erg nuttig en leuk, ook om feeling te houden met je core-business, om zo nu en dan nog eens de operatie in te duiken. Maar doe dat dan wel vanuit een situatie waarbij je dat doet omdat het kan en niet omdat het moet.
Dat laatste is bij mij persoonlijk de grootste verandering in de laatste jaren als ondernemer. Ik kan nu dingen doen omdat het kan, vroeger deed ik dingen omdat het moest. En da’s een enorm verschil, voor mezelf maar ook voor ons bedrijf.
Het wordt dus tijd dat er duidelijke keuzes gemaakt worden, er meer dingen uitbesteed worden en de ondernemer weer kan doen waarvoor hij ooit begonnen is: weer echt ondernemen, pionieren en bouwen aan iets. Want dat laatste is nou net wat het zo leuk maakt. En hoe moeilijk het misschien ook lijkt, het is uiteindelijk gewoon een kwestie van keuzes maken en dingen anders organiseren.
