IT is en blijft een moeilijk vakgebied waar je als ondernemer of manager een fundamentele keuze over moet maken. IT is belangrijk in onze organisatie, we moeten verder digitaliseren maar hoe regel ik nu mijn IT?
Je keuzes in ICT
Als organisatie heb je feitelijk twee keuzes om je ICT te laten beheren. Je kunt een specialistisch bedrijf inhuren of je neemt zelf IT personeel aan. In het eerste geval kies je daarbij tegenwoordig voor een zogenaamde ‘Managed Services Provider’, in het tweede geval zet je dus zelf iemand op je loonlijst. Dit kan een parttime functie zijn waarbij iemand de ICT werkzaamheden doet naast zijn reguliere taken maar in veel gevallen wordt het al snel een fulltime functie, om de ICT te beheren.
Lange tijd waren dat twee fundamentele keuzes die naast elkaar bestonden. Bedrijven die zelf één of meerdere IT’ers in dienst hebben hadden geen Managed Service Provider (MSP’s) nodig en andersom waren organisaties met eigen IT’ers niet erg interessant voor MSP’s.
Twee stromingen komen samen
Maar tijden veranderen. Juist tegenwoordig is het vaak wel degelijk interessant dat deze twee stromingen samen komen. Dat er samenwerkingen ontstaan tussen interne IT afdelingen en externe leveranciers waarbij partijen elkaar op basis van vooraf afgestemde afspraken samenwerken inzake de IT doelstellingen van de organisatie. Dit principe noemen we co-managed IT. Oftewel: IT die door twee ‘kampen’ wordt beheerd, waarbij elke tak een bepaalde mate van verantwoordelijkheid draagt en waarbij beide partijen elkaar juist versterken met elk hun sterke punten.
De eenzame IT’er
En dat laatste is belangrijk om te weten. Als MSP hebben wij vaak te maken met interne IT’ers bij klanten van ons. En daarbij wil ik voorop stellen dat wij vooral veel respect hebben voor ze. Want het is bepaald niet gemakkelijk, om als systeembeheerder te werken binnen een non-IT bedrijf. Vaak ben je de enige die kennis van IT heeft en ben je dus ook eindverantwoordelijk voor de IT. Door een gebrek aan IT kennis bij het management en collega’s kan het daardoor ook een eenzame functie zijn. Het is voor de niet-IT’ers moeilijk inschatten wat er op de IT afdeling of interne systeembeheerder afkomt. Collega’s vinden het vanzelfsprekend dat ‘IT het gewoon doet’. Iets wat juist zeker niet vanzelfsprekend is. Moderne IT is razend complex en ontwikkelingen volgen elkaar snel op. Daarbij heb ik het niet puur over de technologische vooruitgang maar met name ook over andere aspecten die het IT spectrum veel breder maken dan voorheen. Het is niet meer genoeg om veel verstand van de techniek te hebben. Je dient ook een bepaalde basiskennis te hebben van zaken als de AVG privacywetgeving en een inschatting kunnen maken wat de impact op IT en de organisatie is. Daarnaast is cybersecurity tegenwoordig belangrijker dan ooit, met de hedendaagse digitale dreigingen zoals hacking, phishing en ransomware. Dat is een geheel nieuw en zeer complex vakgebied wat er ‘even’ bij moet worden gedaan.
52 weken per jaar storingsdienst
En waar wij als IT dienstverlenend bedrijf werken met een team van veel IT specialisten waarbij onderling overleg aan de orde van de dag is heb je die luxe als interne systeembeheerder vaak niet. In plaats van even te klankborden met een collega over een IT probleem of vraagstuk moet je het altijd zelf oplossen. Dat is niet altijd gemakkelijk en ook niet altijd leuk. En verder heb je in de praktijk 52 weken per jaar ‘storingsdienst’. Als het IT systeem in het weekend plat ligt, dan weten je collega’s je ook te vinden. Jammer dat het zondagavond om 22:30 is maar morgenochtend moet alles wel weer draaien. En je wilt ook wel eens ongestoord op vakantie kunnen, zonder dat je je laptop en telefoon permanent paraat dient te hebben voor het geval de e-mailomgeving of belangrijke VPN verbinding plat ligt vanwege een storing.
Alle ballen op de IT’er
Als interne IT’er of IT afdeling moet je dus veel ballen tegelijkertijd in de lucht houden. Je taak is om het IT platform draaiende te houden, om gebruikersvragen te beantwoorden, problemen op te lossen, een visie mbt. ICT en digitalisering te ontwikkelen in opdracht van het management, permanent zorgen dat de digitale beveiliging op orde is om cybercriminelen buiten de deur te houden, te zorgen dat je voldoet aan wet- en regelgeving, daarnaast nog het beheer en onderhoud aan alle bedrijfsapplicaties te verrichten en ondertussen moet je ook nog innoveren, om te voorkomen dat je na een paar jaar met een verouderd ICT platform werkt. Om eerlijk te zijn: dat is een taak die nauwelijks tot niet puur en alleen door een interne kleine IT afdeling cq. eenzame systeembeheerder kan worden gedaan. Het is gewoon teveel, te complex, te veelomvattend en uiteindelijk ook te kwetsbaar.
Afscheid van de eenzame IT’er?
Dan maar afscheid nemen van de interne IT’er en alles outsourcen? Nee, zeker niet! Een interne IT’er biedt altijd bepaalde voordelen die een externe partij nooit in die mate kan leveren. Niemand kent de organisatie zo goed als de eigen medewerker. Niemand kan zo snel schakelen als de beheerder die toch al ‘on-site’ zit. Niemand doet zoveel ervaring op met de interne IT als de interne IT’er die op de eigen loonlijst staat. En daarom is ‘co-managed IT’ een uitkomst. Een samenwerking tussen de interne IT’er(s) en een professionele Managed Services Provider. Bij Freez.it kennen we veel van dergelijke samenwerkingen. Het grootste deel van onze relaties heeft geen eigen IT’ers in dienst. Daar doen wij dus ‘alles’ qua IT. Een select aantal klanten, met name de wat grotere organisaties, hebben echter wel zelf vakkundige IT’ers in dienst waar wij mee samenwerken. De ervaring leert dat dergelijke samenwerkingen voor beide partijen erg goed werken.
Snel schakelen, meer kwaliteit leveren
Voor ons is het een voordeel dat er intern iemand zit met kennis van zaken. Dat schakelt snel, dat communiceert gemakkelijk – we hoeven minder in ‘Jip en Janneke’ taal te praten, zoals we wel eens gekscherend roepen. De interne systeembeheerder fungeert ook automatisch als intern ‘filter’. Stel dat er een grootschalige storing gaande is, waar alle gebruikers bij de klant last van hebben. Het heeft dan niet veel nut dat 13 verschillende medewerkers dezelfde storing bij ons aanmelden. Dat geeft alleen maar ruis op de lijn en leidt ons ook af van het daadwerkelijk oplossen van de storing. Bij bedrijven met een interne beheerder krijgt hij of zij de meldingen binnen, filtert dit en doet de melding één keer. Andersom is het voor ons zeer handig dat we intern iemand hebben zitten die bepaalde handelingen kan doorvoeren die het beste op locatie zelf gedaan kunnen worden. Wij hoeven niet in de auto te stappen en problemen worden dus sneller opgelost.
Win-win voor de IT
Vanuit het oogpunt van de interne beheerder zitten er eveneens enorm veel voordelen aan een dergelijke samenwerking. Je staat er niet meer alleen voor. Je hebt ineens een hele club van IT collega’s erbij, waarmee je kunt overleggen, brainstormen en wiens hulp je altijd kunt inroepen. Bij een vrije dag of vakantie schakel je in overleg gewoon de telefoon door naar ons. Jij kunt rustig op vakantie, wordt niet gestoord en wij handelen de dagelijkse ondersteuning wel af. Daarnaast zetten wij onze kennis in op het gebied van wetgeving, cybersecurity en IT innovatie om jouw kennis en jullie organisatie te versterken.
Heldere afspraken over IT
Natuurlijk moet je onderling wel goede afspraken maken vooraf. Wie is waarvoor verantwoordelijk? Wat is de ‘workflow’ bij bepaalde werkzaamheden of storingen? Wie pakt wat primair op? Hoe communiceer je onderlinge wijzigingen met elkaar? Maar dat zijn allemaal praktische zaken die prima vooraf af te stemmen zijn, iets waar wij veel ervaring mee hebben.
De laatste horde
Het laatste obstakel wat we nog wel eens zien die een dergelijke samenwerking tegenhoudt is een stukje angst. Angst om de autonomie op te geven. Angst dat het inhuren van een externe Managed Service Provider zoals Freez.it misschien (uiteindelijk) gevolgen heeft voor de eigen positie. Zorgt een dergelijke samenwerking er niet voor dat ikzelf als systeembeheerder op termijn overbodig wordt? Begrijpelijke gedachtes maar uiteindelijk onnodige angst. Het is bij dergelijke samenwerkingen nooit onze insteek om op termijn alles over te nemen. Sterker nog: we zijn juist blij met de interne specialisten zoals hierboven ook al benoemd. Die bieden voordelen, die wij als ‘provider op afstand’ nooit op dat niveau kunnen realiseren. Net zozeer dat wij als MSP de interne IT afdeling veel tijd bespaart, bespaart die interne IT’er of IT afdeling ons ook enorm veel tijd. Vergeet die angst en gun jezelf als interne sysadmin een sparringpartner, een partner die niet tegenover jou staat maar schouder aan schouder met jou samenwerkt om jullie IT omgeving nog mooier, beter, sneller, veiliger en moderner te maken. Een partner die ook klaar staat als jij eens wilt genieten van je vrije tijd zonder gestoord te worden voor printproblemen of serverstoringen. Wil je eens vrijblijvend met ons sparren over de opties voor ‘co-managed IT’? Laat het ons weten, we maken graag kennis met jou.
